Das Jahr 2002 beginnt für die Kassenärztliche Vereinigung Niedersachsen mit einem technischen Quantensprung - der automatisierten Verarbeitung handschriftlicher Abrechnungsscheine. Die bisher manuell teilerfaßten Belege werden ab dem ersten Quartal 2002 ohne personellen Mehraufwand voll erfaßt. Dafür werden die Bezirksstellen der KVN mit Systemen zur automatisierten Beleglesung ausgestattet.

Dringender Bedarf

Derzeit rechnen noch rund 25 Prozent der Mitglieder der KVN manuell ab. Das sind rund 15 Prozent aller Fälle in Niedersachsen. Pro Quartal laufen etwa 1,4 Millionen handschriftlich ausgefüllter Abrechnungsscheine bei den Bezirksstellen zusammen. Aufgrund dieser Menge konnten bislang nur die wichtigsten Daten auf den Scheinen von dem Personal in den Bezirksstellen manuell eingegeben werden.

Dieses Verfahren genügte jedoch den gesetzlichen Vorgaben und den neuen Anforderungen der Krankenkassenabrechnungen nicht mehr. Zwei Erwägungen vor allem waren es, die den Ausschlag für eine Vollerfassung der Daten mittels eines automatisierten Systems gaben. Zum einen rechnen immer mehr Praxen über Praxissoftware elektronisch ab. Ihr Anteil nähert sich in Niedersachsen der 80-Prozent-Grenze. Für den Fall, daß der Anteil der elektronischen Arztabrechnungen über 80 Prozent aller Abrechnungen erreicht, ist den Kassenärztlichen Vereinigungen sowieso eine Vollerfassung aller Daten durch den Vertrag über den Datenträgeraustausch (Anlage 6 zum Bundesmantelvertrag) vorgeschrieben. Hinzu kommt, daß ab nächstem Jahr in der GKV-Abrechnung vom Kassensitzprinzip auf das Wohnsitzprinzip umgestellt wird. Damit wird eine lückenlose Erfassung der Postleitzahlen bei den Behandlungsfällen zwingend erforderlich.

Sorgfältige Vorbereitung

Eine Automatisierung der Beleglesung war der einzig vorstellbare Weg, um diesen Anforderungen gerecht zu werden. Denn durch die Vollerfassung vervierfachen sich die Datenmenge und der Erfassungsaufwand. Das hätte beim bisherigen Prinzip der manuellen Erfassung eine Vervierfachung der entsprechenden Personalkosten und eine enorme Ausweitung des Raumbedarfs nach sich gezogen. Diese Steigerung des Verwaltungsaufwandes erschien der KVN nicht hinnehmbar.

Leicht hat es sich die KVN mit der Einführung der Beleglesung nicht gemacht. Denn die Anforderungen an Hard- und Software des Erfassungssystems sind hoch. So wurde zunächst eine Projektgruppe eingesetzt, die die Erfahrungen anderer KVen mit der automatisierten Belegerfassung auswertete und sich eine Marktübersicht über die derzeit angebotenen Lesesysteme verschaffte. Die beiden aussichtsreichsten Anbieter wurden dann im Rahmen eines Modellversuchs in der KV Stade einem Vergleichstest unterzogen.

Erfreuliches Resultat: Die Beleglesung hat die Kinderkrankheiten früherer Jahre überwunden und sich zu einem ausgereiften System entwickelt. Das erklärte Ziel der Projektgruppe, die Vollerfassung von Belegscheinen ohne zusätzlichen Personalaufwand umzusetzen, dürfte durch den "Testsieger" zu erreichen sein. Durch permanente intensive Verhandlungen mit der Herstellerfirma konnten zudem die ursprünglichen Investitionskosten noch erheblich gesenkt werden. Der Vorstand der KVN beschloß daraufhin, die elektronische Beleglesung im Jahr 2002 in der KVN einzuführen.

Der Computer als "Leseratte"

Das Prinzip der Beleglesung ist jedem verständlich, der zu Hause einen Flachbettscanner besitzt und einmal ein Programm zur Schrifterkennung ausprobiert hat. Das automatisierte Erkennen von Abrechnungsscheinen funktioniert genau so - nur stärker maschinell gestützt und speziell auf Abrechnungsscheine ausgerichtet: Die Abrechnungsscheine werden nach wie vor von Hand in der Praxis ausgefüllt und anschließend (grob) vorsortiert in der zuständigen Bezirksstelle abgegeben. Dort werden sie durchgesehen und für die Beleglesung vorbereitet. Die Sachbearbeiterinnen legen sie dann in Stapeln von mehreren hundert Scheinen in den Einzugschacht des Scanners.

Der Scanner arbeitet wie ein Fotokopierer. Er fertigt von jedem Schein ein elektronisches Bild ("images") an, das er direkt an die nächste Verarbeitungsstufe weiterleitet. Hier werden die Bilder exakt ausgerichtet, Ränder "abgeschnitten" und die Farbintensität für die folgenden Schritte optimiert. Für den Erkennungsprozeß werden die (Blind-)Farben herausgefiltert. Die verbliebenen relevanten Zeichen setzt dann ein intelligentes und mit verschiedenen KV-relevanten Hintergrunddaten ausgestattetes Erkennungsprogramm um. Dabei unterscheidet es zwischen Zeichen, die es eindeutig erkannt hat, Zeichen, bei denen es sich nicht sicher ist sowie Zeichen, die es eindeutig nicht identifizieren kann. Obwohl es durch die verwendeten Zusatzinformationen auch in der Lage wäre, bereits eine Plausibilitätsprüfung zumindest anzubieten, werden an dieser Stelle dann aber "nur" die nicht oder falsch erkannten Ziffern von den Mitarbeiter/innen korrigiert.

Anschließend werden die Datensätze in einem identischen Format und mit der identischen Datendichte wie die von den Disketten der per EDV abrechnenden Ärzte in das Abrechnungssystem der KVN übertragen. Von da ab läuft die Abrechnung dann wieder ab wie bisher.

Keine neuen Anforderungen an die Vertragsärzte...

Für die meisten Vertragsärzte ändert sich durch die automatisierte Belegerfassung nichts - da sie bereits Praxis-EDV einsetzen und auf elektronischem Weg abrechnen. Auch für diejenigen, die noch konservativ abrechnen, gibt es im Prinzip wenig Änderungen. Denn die Abrechnungsscheine wurden bereits vor einiger Zeit beleglesefähig gestaltet.

... aber an die Arzthandschrift!

Ändern muß sich aber in einigen Fällen die Anschreibweise der noch manuell abrechnenden Ärzte und ihrer Teams. Denn das Ergebnis der automatisierten Erkennung und Umsetzung hängt erheblich von der Deutlichkeit der handschriftlichen Eintragungen ab. Die Ausfüllvorschriften gelten ja bereits seit längerer Zeit und wurden auch nicht wesentlich verändert. In Zukunft müssen die Bezirksstellen strenger darauf achten, daß diese Vorschriften auch genau eingehalten werden.

Nota bene: Die Postleitzahlen der Versicherten sind in Zukunft von besonderer Bedeutung. Denn durch die Umstellung auf das Wohnortprinzip hat die niedersächsische Ärzteschaft Anspruch auf alle Leistungsvergütungen für Versicherte mit Wohnort in Niedersachsen. Diese erhält sie aber nur, wenn der Wohnort über die Postleitzahlen auf den Abrechnungsbelegen nachgewiesen ist. Bei der elektronischen Arztabrechnung war das bislang kein Problem, auch nicht bei der konservativen Abrechnung, soweit sie die Angaben der Versichertenkarte erfaßte. Sorgfalt ist in Zukunft aber beim "Ersatzverfahren" geboten. Hier muß im Interesse einer korrekten Abrechnung die Postleitzahl zuverlässig eingetragen werden.

Von der reibungslosen Beleglesung hängt es künftig ab, daß die Termine für eine Weitergabe der Daten an das Rechenzentrum in der Hauptgeschäftsstelle eingehalten werden können. Sie wiederum bilden die Grundlage dafür, daß die Abrechnungen für alle Ärzte pünktlich erstellt werden. Bislang klappt das noch Quartal für Quartal reibungslos - trotz leicht sinkendem Personalbestand und immer mehr Prüfungs- und Widerspruchsbearbeitungen.

Effizienzgewinne in den Bezirksstellen

Die bisherige manuelle Erfassung der relevanten Leistungsdaten auf den Abrechnungsscheinen wird durch die neue Technik fast völlig überflüssig. Alle Abrechnungsformulare werden eingescannt. Nach dem Erkennungsprozeß können sie entweder der Sichtkorrektur unterzogen werden oder es wird auf dem Bildschirm das "image" angezeigt mit der Möglichkeit, die Daten ähnlich wie bisher zu erfassen. Die Abrechnungsscheine werden danach nicht mehr physisch benötigt, sondern können nach dem Scannen vernichtet werden, da aus den gescannten Bildern jederzeit der ursprüngliche Scheininhalt reproduziert werden kann.

Somit wird der Anteil der Bildschirmarbeit für die in der Abrechnung tätigen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen weiter ansteigen. Wie bei jedem technischen Fortschritt sehen sich die unmittelbar Betroffenen neuen Anforderungen gegenüber, denen sie sich gerne stellen.

Fazit

Mit dem neuen Verfahren ergänzt die KVN ihr EDV-gestütztes Abrechnungswesen um einen entscheidenden Baustein. Der Vorteil liegt nicht nur in der zuverlässigen Erhebung sämtlicher Abrechnungsdaten. Die Planer bei der KVN haben schon weitere Anwendungsgebiete im Visier. Denkbar ist etwa die Verarbeitung der Vordrucke zum ambulanten Operieren und zur Krebsfrüherkennung. Die automatisierte Beleglesung ist derzeit der ideale Weg, um die Leistungsfähigkeit moderner Datenverarbeitung trotz des Nebeneinanders von elektronischer und konservativer Abrechnung auszuschöpfen.


Anschrift für die Verfasser:

Wolfgang Schaepers
Stellvertretender Hauptgeschäftsführer
der Kassenärztlichen Vereinigung
Niedersachsen
Berliner Allee 22
30175 Hannover


Jens-Ove Drechsler
Geschäftsführer der Bezirksstelle Stade
Projektleiter "Umsetzung der automatisierten Beleglesung"
Glückstädter Straße 8
21682 Stade