Eine der Grundfragen der betriebswirtschaftlichen Analyse einer Praxis lautet: "Wie hoch sind die fixen monatlichen Ausgaben?" Oft bestehen nur vage Vorstellungen davon, was monatlich vom Konto abgezogen wird. Schriftliche Zusammenstellungen fehlen. Dabei ist es unerläßlich, den Überblick über die Kosten zu bewahren. Denn sie ändern sich häufiger als man denkt - etwa durch Gebührenanhebungen, Miet- und Nebenkostensteigerungen, Änderungen der Steuersätze etc. Manche Ausgaben fallen auch vierteljährlich oder jährlich an und geraten dann aus dem Blick. Eine solche Aufstellung macht dann auch Schwachstellen bei der Praxisverwaltung deutlich.

Aufstellung der Fixkosten

Der erste Schritt ist, sich eine Aufstellung zu machen, wie hoch die regelmäßig wiederkehrenden Belastungen wirklich sind. Es genügt schon, wenn Sie ein Blatt Papier in vier Spalten einteilen:

1| "Ausgaben". Hier tragen Sie die Euro-Werte ein.
2| "Jährlich". Darunter fallen etwa: Lohnsteuer für Aushilfen/Teilzeitkräfte, Steuerberatungskosten für Jahresabschlüsse, betriebliche Haftpflichtversicherungen, KFZ-Steuer, Feuerversicherung, Weihnachts- und Urlaubsgeld.
3| "Vierteljährlich" - etwa KV-Verwaltungskosten, Ärztekammerbeiträge, Zinszahlungen Praxisdarlehen.
4| "Monatlich". Beispiele: Miete, Mietnebenkosten, Lohnzahlungen, Wartezimmerlektüre.

Am besten rechnen Sie die jährlichen und vierteljährlichen Beträge in Monatsbeträge um. Dann erhalten Sie leichter einen Überblick über die tatsächliche Höhe Ihrer Ausgaben. Für manche Ausgaben gibt es keine festen Beträge, wie z.B. für Telefonkosten oder Tankrechnungen. Setzen hier einen Durchschnittswert ein, der auf den Erfahrungen der letzten Monate beruht.

Diese Aufstellung läßt sich natürlich auch noch um die Einnahmen erweitern. Dann haben Sie eine laufende Einnahmen/Überschußrechnung. Sofern Sie sich ein wenig mit Computerprogrammen auskennen, können Sie eine Excel-Tabelle programmieren. Das hat den Vorteil, daß Sie Änderungen leicht eintragen können. Die Ergebniswerte werden dann automatisch eingespiegelt.

Verwaltungskosten

Es gibt aber auch Kosten, die sich einer solchen Aufstellung entziehen, da sie ständig schwanken. Sie werden häufig unter "sonstige Kosten" subsummiert - etwa die Praxisverwaltungskosten. Oft haben Praxisbetreiber keine Übersicht darüber, was die Verwaltung ihrer Praxis eigentlich kostet. Nach Auskunft des Statistischen Bundesamtes sind das etwa fünf Prozent des Umsatzes. Hier liegen erkleckliche Sparpotentiale, die es lohnen, diesen Ausgabenbereich einmal durchzuforsten.

Wieder steht am Anfang eine Liste mit den Verwaltungsausgaben. Darunter fallen beispielsweise:
> Porto
> Telefongebühren
> Reinigung, Desinfektion Räume
> Instandhaltung Räume
> Bewirtungskosten
> Wartungsverträge
> Anschaffungen bis 50 Euro
> Berufskleidung/Wäsche
> Wartezimmerlektüre
> Blumen
> Geschenke/Repräsentation
> Nebenkosten Geldverkehr
> weitere Verwaltungskosten

Die größten Positionen sind erfahrungsgemäß die Gebühren für die privatärztliche Verrechnungsstelle (PVS), der Bürobedarf sowie die Rechts- und Steuerberatungskosten.

Die Analyse liegt jetzt bei Ihnen. Wo können Sie etwas ändern? An der Kfz-Steuer können Sie nicht drehen. Aber bei den Beratungskosten könnte es sich lohnen, einmal Vergleichsangebote einzuholen, um über die Kosten neu zu verhandeln. Interessant ist dabei auch ein Vergleich der Positionen über die letzten Jahre. Gibt es hier auffällige Schwankungen, sollten Sie sie sich von Ihrem Anwalt oder Steuerberater erklären lassen.

Einsparpotential gibt es auch bei anderen Dienstleistungen, etwa bei der Raumpflege oder bei Wartungsverträgen. Hier kommen oft neue Anbieter auf den Markt, die günstige "Einsteigekonditionen" bieten. Der Bürobedarf sollte auf seine Entwicklung in den letzten Jahren hin überprüft werden. Und vielleicht gibt es preisgünstigere Einkaufsmöglichkeiten via Internet? Und Ihre Privatabrechnung können Sie mit einem geeigneten Programm sicher auch selbst erledigen.