Seit dem 1. Januar 2002 ist der Finanzverwaltung nach dem Steuersenkungsgesetz vom 23. Oktober 2002 (Bundesgesetzblatt Teil 1 8.1433, Art. 7 und 8) das Recht eingeräumt, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung eines Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen. Die entsprechenden Anwendungsregelungen wurden als "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU)" mit Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen vom 16. Juli 2001 - IV D 2-S 0316-136/01- (Bundessteuerblatt Teil 1
S. 415) veröffentlicht. Welche Rechte hat das Finanzamt damit eigentlich erhalten?

Beim Datenzugriff kann der Prüfer nach pflichtgemäßem Ermessen - auch kumulativ - den "unmittelbaren Datenzugriff", den "mittelbaren Datenzugriff" oder die Datenträgerüberlassung wählen. Ein "Online-Zugriff" auf das betriebliche DV-System ist hingegen ausdrücklich ausgeschlossen.

Der "unmittelbare Datenzugriff" umfaßt den Nur-Lesezugriff auf DV-Systeme durch den Prüfer zur Prüfung der Buchhaltungsdaten, Stammdaten und Verknüpfungen (beispielsweise zwischen den Tabellen einer relationalen Datenbank). Zur Auswertung und Filterung der Daten darf das betriebliche System genutzt werden.

Beim "mittelbaren Datenzugriff" müssen die steuerlich relevanten Daten nach Vorgaben des Prüfers vom Unternehmen oder einem beauftragten Dritten maschinell ausgewertet werden, um anschließend einen Nur-Lesezugriff durchführen zu können. Der Prüfer darf aber nur eine maschinelle Auswertung mit den auf dem DV-System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten verlangen. Die Kosten dafür hat das Unternehmen zu tragen. Es ist auch verpflichtet, dafür zu sorgen, daß mit dem DV-System vertraute Personen den Prüfer unterstützen.

Bei der Datenträgerüberlassung sind der Finanzbehörde mit den gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen alle zur Auswertung der Daten notwendigen Informationen (also etwa über die Dateistruktur oder die Datenfelder) auf einem maschinell auswertbaren Datenträger zur Verfügung zu stellen. Das gilt auch in den Fällen, in denen sich die Daten in den Händen Dritter befinden.

Die Prüfer können eine dienstlich bereitgestellte Prüfsoftware zu Einsatz bringen, sind aber nicht berechtigt, Daten zwecks Sicherung oder späterer Weiterverarbeitung - etwa im eigenen Computer - von den betrieblichen Systemen herunterzuladen oder Datensicherungen zu kopieren.

"Steuerlich relevant" sind Daten nach gängiger Interpretation der Finanzbehörden immer dann, wenn sie für die Besteuerung des Steuerpflichtigen von Bedeutung sind. Dabei kann es sich je nach Einzelfall um ganz unterschiedliche Daten handeln. Nach den "GDPdU" ist es Aufgabe des Steuerpflichtigen, die steuerrelevanten Daten von den anderen abzugrenzen.
Unter dem Begriff "maschinelle Auswertbarkeit" versteht die Finanzverwaltung den wahlfreien Zugriff auf alle gespeicherten Daten einschließlich der Stammdaten und Verknüpfung mit Sortier- und Filterfunktionen unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit. Nicht akzeptiert werden Reports oder Druckdateien, die vom Unternehmen ausgewählte Datenfelder und -sätze aufführen, jedoch nicht mehr alle steuerlich relevanten Daten enthalten. Dies ist auch bei der Archivierung von Daten zu berücksichtigen.

Seit dem 1. Januar 2002 hat die Finanzverwaltung auch das Recht, auf elektronisch archivierte Daten vorangegangener Jahre über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist von bis zu zehn Jahren zuzugreifen. Ausnahmen sind nur zulässig, wenn die Einspielung der Daten einen unverhältnismäßigen Aufwand bedeuten würde. Kann die Archivierung aus technischen Gründen nicht auf einem maschinell auswertbaren Datenträger erfolgen, wird dem Unternehmen eine Nachholfrist eingeräumt.


Quelle: Bundesministerium für Finanzen/ meditaxa Mandanteninformation