niedersächsisches ärzteblatt 02/10

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nä-Schnellsuche: Erweiterte Suche Leserbrief Ausgabe 1/2010

nä 02/2010
aktualisiert am: 08.02.2010

Abrechnungscenter

honorar

Abrechnungscenter (AC) der KVN trotzt widrigen Wetterverhältnissen

Pünktlicher und erfolgreicher Start trotz verspäteter und ausgefallener Zugverbindungen

as Abrechnungscenter der KVN hat am 4. Januar 2010 seinen Betrieb aufgenommen. Trotz Schnee und Kälte kamen die meisten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter pünktlich, positiv gespannt und gut motiviert zur neuen Arbeitsstelle. Das Hallo war wie erwartet groß - genauso der Gesprächs- und Abstimmungsbedarf. Kleinere technische und organisatorische Probleme wurden durch vorbildlichen Einsatz aller Beteiligten im AC und aus den "betreuenden" Abteilungen in den ersten Tagen abgestellt.
Die ersten drei Wochen im Echtbetrieb haben gerade bei der Fehlererkennung und -beseitigung auch schon deutlich die Vorteile der zentralisierten Bearbeitung aufgezeigt:
- Fehler in den Programmen sind zentral und entsprechend "massiv" aufgefallen - und wurden entsprechend zentral ein Mal anstatt elf Mal behoben.
- Missverständnisse im Umgang mit den neuen Programmen sind ebenfalls an einer Stelle aufgefallen - und wurden an dieser einen Stelle durch eine externe Trainerin ausgeräumt.
- Auffälligkeiten im Regelwerk fielen zentral auf - und wurden zentral behoben.
- Fragen zum Umgang mit dem Regelwerk wurden zentral formuliert und gingen in entsprechende Arbeitsanweisungen in einer Dienstbesprechung vor Ort ein.

Als Ergebnis hatte das AC nach den ersten - eingeplanten - Tagen der Eingewöhnung "Fahrt aufgenommen" und erreichte im Folgenden schnell die benötigte Geschwindigkeit, um die Abrechnungsdaten rechtzeitig zu verarbeiten und dem Folgeprozess zur Verfügung zu stellen.

Die täglich zu verarbeitende Fallzahl lag dicht an den Erwartungen und teilweise sogar darüber. Eine wirklich positive Überraschung waren die knapp 1200 online eingereichten Abrechnungen sowie die dazu gehörigen Kommentare: "Da hat sich die KVN mal was wirklich Gutes ausgedacht - einfach, sicher und schnell!"

Einen Engpass gab es zunächst bei der telefonischen Erreichbarkeit: Da aus der Vergangenheit trotz aller Erhebungen keine Daten zur Anrufhäufigkeit und zu den angefragten Themen vorhanden waren, basierte die Besetzung des Teams Auskünfte auf Schätzungen. Bis zu 500 nicht immer einfache Anrufe am Tag haben schnell gezeigt, dass dieses Aufkommen für die zunächst eingeplanten drei bis vier Mitarbeiterinnen des Teams nicht zu bewältigen war. Als Sofortmaßnahme wurde die Anzahl der Mitarbeiterinnen kurzfristig auf bis zu acht erhöht, um "Spitzen" abfangen zu können. Auch zeigten die Themen, dass viele der Fragen eigentlich eine Beratung durch die Bezirksstelle verlangten, sodass hier die Transparenz verbessert werden muss (siehe Kasten).

Grundsätzlich gilt: Im AC erreichen Sie die Sachbearbeiterinnen und Sachgebietsleiterinnen, die Sie aus den Teams von früher kennen, zu allgemeinen Abrechnungsfragen.
In den Bezirksstellen erreichen Sie die Sachbearbeiter/innen und Sachgebietsleiter/innen aller anderen Sachgebiete (z.B. Arztkontokorrent, Finanzbuchhaltung, Qualitätssicherung, Praxisberatung, Prüfwesen, Sicherstellung/Notdienst, Spezielle Abrechnungsfragen, Zulassung) sowie die Abrechnungsleiter/innen zu weitergehenden Fragen und allen Spezialgebieten, außer der Praxisgebühr (Abrechnungscenter).

Verfasser/in:
Marion Ludewig

Michael Carganico

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